Az őszinte válaszom az volt, hogy sajnos nem igazán. Az elmúlt 22 évben láttam közelről 111 projektet, Magyarországon pedig legalább húszszor ennyi az ERP rendszert használó cégek száma. A hazai tapasztalatok megegyeznek a nemzetközi statisztikákkal: a projektek 50 százaléka elbukik: vagy sokkal többe kerül, vagy tovább tart, vagy a funkcionális elvárásokat nem teljesíti a projekt - az a legszomorúbb, hogy általában kettő vagy akár mindhárom gond felmerül a projekt felénél.
Olvasom az amerikai nagytesók írásait, akik hasonló tevékenységű cégeket vezetnek, mint én, csak a piac méretéből adódóan sokkal nagyobb létszámmal: náluk is hasonlóak a tapasztalatok, a projektek fele sikertelen lesz.
Azt hiszem, nem vagyok egyedül azzal a véleményemmel: ennek legtöbbször nem a bevezetett szoftver az oka. Az ERP projektekben kivétel nélkül mindig az emberi tényező a legnagyobb kockázat, és mintha nem fejlődnének ezen a téren az ügyfelek. Pedig az igazi áttöréshez erre lenne szükség: felkészült, tudatos ügyfelekre, mert a bukott projektekben legalábbis tettestársként szerepelnek a szoftverszállítók mellett, sőt, gyakran elszabotálják a projekteket a dilettáns hozzáállásukkal. Mégis, mik a gond?
Egyszerűen nem értik meg a vállalatvezetők: az előkészítés nélkül, rosszul menedzselt projektek eleve halálra vannak ítélve.
Pedig, néhány egyszerű alapelvet betartva radikálisan csökkenthetők lennének az ügyfél oldali projekt kockázatok. Tapasztalatom szerint 5-8 hónap alatt minden céget fel lehet készíteni egy eredményes ERP projektre.
PROJEKTTERVEZÉS
Ha már nem jutottunk el arra az evolúciós szintre, hogy felismerjük, nem érthetünk mindenhez IS, (vagyis egy ilyen projektet inkább bízzunk profikra) legalább a következő alaplépéseket tegyük meg:
- Át kell nézni a cég folyamatait, meghatározni, hogy melyeket szeretnénk lefedni új szoftverrel vagy szoftverekkel. Részletesen, írásban, részlegenként, majd közösen, vezeti szinten meghatározva a projekt terjedelmét és a prioritásokat. Sosem részekre optimalizálunk, hanem a teljes vállalatra.
- Nem, ne a kiválasztott szoftverszállítótól kérdezzük meg, hogy milyen funkciók kellenek, mert mások az érdekei: ha sok a ráérős fejlesztője, akkor fejlesztést akar neked eladni. Ha meg éppen kevés, akkor erővel tol a teljesen standard megoldás felé. Kell egy tudatos, érdeknélküli, profi tervezői munka ehhez a folyamathoz.
- Nézz meg referenciákat, beszélgess hasonló tevékenységű cégek projektvezetőivel. Ehhez persze bizalmat kell építeni, nem biztos, hogy őszintén szembe mernek nézni a hibákkal és a tanulságokkal.
- A szezonalitást, egyéb adottságokat figyelembevéve tervezd meg az ütemezést. Kedvenceim azok a cégek, akik májusban akarnak nekiállni egy projektnek, az utolsó negyedév a szezon teteje, és januárban már éles indulást akarnak, 10 modullal. Hát, ez a legritkábban szokott sikerülni.
- Nem ördögtől való a többlépcsős éles indulás. Sőt, mi kimondottan javasolni szoktuk a túlterhelt személyi állománnyal dolgozó cégeknél: önmagában a bigbang éles indulás óriási kockázat, amit nem árt elkerülni.
- Tervezd meg a projektcsapatodat: egy 200-300 fős cégnél legalább 20-30 embert kell bevonni az ERP projektbe ahhoz, hogy partner tudj lenni a szoftvercég számára: projekt szponzor, projektvezető, projekt adminisztrátor, munkacsoport vezetők üzleti területenként, és legalább minden munkacsoportban 2-3 kulcsfelhasználó kijelölése és mozgatása szükséges. Delegálj embert és adj neki rá időt, hogy minőségi munkát tudjon végezni. Ha a napi munkavégzés alól legalább részben nem tudod tehermentesíteni a projekt csapatodat, máris kritikus úton a projekt. Egy ilyen projekthez extra erőfeszítést vársz a projekt csapat tagjaitól, ennek megfelelően honoráld is őket: célprémium nélkül nehéz lesz egy 8-14 hónapos projekt alatt munkára bírni a csapatot.
- Ha nem tudsz egy élő, működő, hatékony projekt szervezetet felépíteni, mire érkezik az ERP szállító, nincs esélyed eredményes projektet zárni.
PROJEKTVEZETÉS
Attól, hogy az ERP rendszer informatikai megoldás, nem IT projekt egy ERP rendszer bevezetése. A digitális transzformációs projektek legnagyobb félreértése: ezek üzleti és sosem csak informatikai projekt. És attól, hogy senki sem akarja elvállalni a projekt vezetését, nem érdemes az informatikai igazgató nyakába akasztani ezt a feladatot. A helyzet még súlyosabb azon cégeknél, ahol nincs CIO, mert egy osztályvezető szintű informatikai vezető nagyon nehezen tud érdemben igazgatókat "menedzselni" a projektben.
Márpedig erős projektvezetés nélkül nincs sikeres ERP projekt. Mondom, nincs. Hiába áll ki a CEO a csapat elé, hogy "akarjuk, hajrá", ha nem a megfelelő ember vezeti a projektet, aki erős, kompetens projektvezetői tapasztalatokkal, és nem utolsósorban van rá ideje, bukta lesz a vége - ezen persze tudna segíteni egy külső projektminőségbiztosító, de a legtöbb cégnél inkább megoldják "okosba, mert a tanácsadó csak viszi a pénzt".
Ha nincs a cégnél projektiroda, hasznosabb egy meghatározó üzleti terület vezetőre bízni a projektet. Ha kevés időt tud rászánni, akkor építsünk alá szervezetet: legyen egy adminisztratív projektvezető, aki a keze alá a dolgozik. És egy projekt asszisztens sem árthat, aki kiváló szervező képességekkel bír, precíz, és szemrebbenenés nélkül rugdossa a kollégákat a határidőkre figyelmeztetve, ha kell.
MŰSZAKI ADATBÁZISOK FELKÉSZÍTÉSE
Kedvencem a shit in-shit out elv: ha a világ legjobb, tökéletesen paraméterezett ERP rendszere is a tiéd, profin kiképzett felhasználókkal, de rosszak a bemigrált nyitó- és törzsadataid, akkor kínkeserves időszak elé nézel. Az egyik legfontosabb feladat, amit az ügyfél önállóan el tud végezni, és nagyban meghatározhatja a projekt sikerét, ha a törzsadatait rendbe rakja, kitisztítja a hibás, duplikált adatokat. Egy ERP bevezetés kiváló alkalom arra, hogy nagytakarítást csináljunk: a cikkszámrendszert, vevői és szállítói törzsadatokat átalakítsuk, ha kell.
SZERZŐDJÜNK OKOSAN
A vállalati jogászok többsége életében 2-3 ERP szoftverszállítói szerződést lát. Emiatt mindenképpen érdemes ERP specialistára bízni ezt a feladatot. A szerződéscsomagok többsége legtöbbje bonyolult, hiszen bár mi egy projektként kezeljük, mégis, legalább 2-3 különálló szerződést kötünk:
- Licencszerződés: ha nagy nemzetközi szoftvert veszünk, akkor ezek jellemzően standard feltételeket tartalmazó szerződések. Az árak és egyéb feltételek azonban változhatnak - ehhez persze ismerni kell a szakmát. Sok esetben látom, hogy a projekt elején eladnak hatalmas licenc mennyiséget az ügyfélnek. Aztán a megvásárlás pillanatától már fizetheti az ügyfél a 15-25 százalék éves követési díjat. Sok esetben érdemes kalkulálni vásárlás előtt, mert az elhúzódó projekteknél komoly összegeket meg lehet takarítani az okos licenc taktikával. Ha az ember tudja például, melyik szoftvercégnél mikor van az üzleti év vége, mikor érdemes licencet venni, mert a bónusz ugye….
- Szolgáltatási szerződés: ez vonatkozik a bevezetési időszak alatti munkákra, mint felmérés, fejlesztések, oktatás, tesztelés támogatása. Ezekben a szerződésekben még fix áras megállapodás esetén óriási kockázatok rejlenek, ha pl. a határidő csúszások esetén az ügyfél is megkötbérezhető
- Támogatási/support szerződés: Ahol az előző lezárul, onnan indul ez a szerződés, az éles indulás időpontjától. Ezek már általában ráfordítás alapú szerződések, ahol az ügyfél projektcsapatának szervezettségén múlik, hogy mennyi költséget fog jelenteni a rendszer használata, hibajavítások és újabb fejlesztések.
Egy ERP projekt meglehetősen bonyolult: kell hozzá egy jól felkészült ügyfél, egy jól megválasztott szoftver, egy elkötelezett szoftverszállító és egy ügyfél oldali, független szakértő sem árt. 111 projekttel a hátam mögött azt gondolom, hogy sok apróságon el lehet csúszni, de a tudatos felkészüléssel és a profi projektvezetéssel eredményesen lehet ezeket a projekteket lezárni.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a www.erp-consulting.hu technológia- és szállító független informatikai tanácsadó oldal tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője, a Magyar Startup Kézikönyv társszerzője. 22 év alatt mintegy 110+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van? Írjon az info@erp-consulting.hu e-mail címre.