A digitalizáció nem boszorkányság, csak bátran kell megközelíteni. Nem beszélni kell, hanem cselekedni, mondja interjúnkban Laczkó Kristóf, az ELO Digital Office operatív igazgatója.
Computerworld: A Covid-19 hónapok óta rányomja a bélyegét a munkahelyi hétköznapjainkra: nem csak a vezetőknek, hanem a beosztottaknak is a korlátozások és a home office szabta új munkavégzési formákra kellett berendezkedniük. Milyen eszközökhöz nyúlhatnak ilyen helyzetben a felhasználók?
Laczkó Kristóf: Jelen helyzetben a legfontosabb a digitális formátumú céges adatok távoli elérhetősége a felhasználók számára. Előnnyel indul az a cég, amelynél már működő vállalati tartalomkezelő rendszerrel - ECM-szoftverrel - dolgoznak. Ezek a komplex ECM-rendszerek digitális formában kezelik és vezérlik az adatokat, és specializált üzleti megoldásokat kínálnak a cég minden részlegének munkájához. A digitális dokumentumkezelés első lépcsőjeként egyszemélyes cég számára is van a digitális munkafolyamatokat támogató szoftverünk, de meglévő ELO rendszert már használó ügyfeleinknél még egyszerűbb volt az átállás: szükség esetén modulárisan tudták bővíteni rendszereiket a még esetleg hiányzó szakmai megoldásokkal - számla- vagy szerződéskezelő modulokkal, munkaügyi modullal vagy akár az ELO rendszer és az általuk használt ERP- vagy CRM-rendszer integrációjával.
A központi irányítású, egymással összefonódó digitális munkafolyamatok lehetővé teszik a helyszíntől független munkavégzést, így az ELO rendszerek használatával hatásos választ tudunk adni a járványhelyzet okozta kihívásokra.
Üzleti megoldásainkat egészítik ki az elmúlt években egymást követően fejlesztett tudásmenedzsment- és továbbképzés-platformjaink is. Az ELO Knowledge a know-how átadását segíti, az ELO Learning pedig optimális felületet nyújt a dolgozók képzésére a járvány ideje alatt is, hogy továbbfejleszthessék ismereteiket az új helyzetek kezeléséhez.
CW: A vállalati tartalomkezelő rendszereknél nagyfokú biztonságra van szükség. Hogyan garantálják ezt?
LK: Kétségtelenül fontos tényező a biztonság - különösen akkor, ha az egész cég home office-ból dolgozik. Hiszen minél magasabb fokú a digitalizáció, annál nagyobb hozzáférési felületet kínál az ipari kémek vagy kiberbűnözők számára. Az archívum adatainak nagyfokú hozzáférés-védettsége mellett mi - a magyar piacon jelenlévő gyártók között ritkaságként - inkább az alapértelmezettként integrált titkosítási technológiában bízunk, nagyon magas fokú biztonsági előírások használatával. Ez sok ügyfélnél előfeltétel, hiszen szoftvereinkkel érzékeny, személyes és/vagy üzleti adatokat is kezelnek például bankoknál, biztosítóknál vagy önkormányzatoknál. A dokumentumokat és a hozzájuk tartozó metaadatokat elkülönítve tárolja a rendszer, az adatállományok neve és a köztük fennálló logikai kapcsolatok is kódoltak, így minden információ titkosított. Ez azt jelenti, hogy támadás során esetleg ellopott információk a hacker számára is használhatatlanok.
CW: Így ügyfeleiknek a GDPR betartásával sincs problémájuk…
LK: Így van. Magától értetődően minden termékünk teljesíti a GDPR-előírásokat, tehát a személyes adatok megfelelő védelemmel ellátva kezelhetőek, és a lejárati határidő után a jogszabályi előírás és a rendszerbeállítások alapján törlésre kerülnek. A célunk teljesen egyértelmű: szeretnénk tehermentesíteni a cégeket a GDPR-előírások betartása során, és segíteni őket folyamataik automatizálásában. Az ügyfeleket mintamegoldások és részletes dokumentáció segíti, hogy elkerüljék az adatvédelmi törvénnyel összefüggő hibákat.
Az otthonról végzett munkával az IT-részlegek is kemény próba elé kerültek, hiszen sok cég és szervezet még nincs megfelelően felszerelkezve a digitális átállásra. Aki most nem cselekszik, nagy esélyt mulaszt el. Az ELO 2008 óta van jelen a magyar piacon, magyar üzleti partnereink pedig teljes erőbedobással támogatják meglévő és érdeklődő ügyfeleinket a digitalizáció kiterjesztésében.
CW: Hogyan látják a helyzetet a cégvezetők és a beosztottak? Mi a legnagyobb kihívás, és mit kellene sürgősen megtenni?
LK: Ez sok szempontból eltérő lehet. Sok cég, és különösen ügyfeleink, néhány területen már nagyon jól felkészültek, és egyszerűen tudták virtualizálni működésüket. A digitalizációra kevésbé hajló cégeknél azonban kíméletlenül felszínre buktak a meglévő hiányosságok. Náluk a járvány ellenére is szükséges volt az irodai jelenlét, mivel nem működtek másképp a munkafolyamatok, az eljárásaik papíralapon zajlanak, a munkatársaknak nem volt otthonról hozzáférésük a dokumentumokhoz és adatokhoz. A cégeknek haladék nélkül minden esetben - már a válság ideje alatt is - digitalizálniuk kell azokat a vállalati területeket, ahol a legjobban szorít a cipő. Ez nem boszorkányság, és részben már akár hetek alatt megvalósítható.
CW: Minden rosszban van valami jó. Milyen következtetést vont le 2020-ból, mit tanultunk, mit csinálhatnánk jobban, és milyen feladatok vannak előttünk 2021-re?
LK: Ahogy mondja, a válságokból is tanulunk. A végén sokunk megerősödve kerül ki egy ilyen helyzetből. A krízis azonban kíméletlenül felszínre hozott egy sor hiányosságot is, mindenekelőtt a digitalizáció elmaradottságával kapcsolatban, legyen szó önkormányzatokról, iskolákról, és sajnos sok vállalatról is. Adott az igény a sürgős cselekvésre. Ahogy korábban említettem, ez nem boszorkányság, csak bátran bele kell vágnunk. A tanácsom tehát az, hogy beszéd helyett cselekedjünk. Ha nem ezt tesszük, fennáll a veszélye, hogy lemaradunk. Az ELO bármely nagyságú és profilú cégnek testreszabott megoldásokat kínál folyamataik digitalizálásához és automatizálásához. 2020-ban budapesti képviseletünk és üzleti partnereink is megnövekedett keresletet tapasztaltak a teljes céget átfogó digitális megoldásaink iránt - ha tartani tudjuk ezt az irányt, jó úton haladunk a minél szélesebb körű digitalizáció megvalósítása felé Magyarországon is.
CW: Hogyan látja a francia-német kezdeményezésű Gaia-X projektet, amely egy teljesítő- és versenyképes, biztonságos és megbízható európai adat-infrastruktúra kiépítését célozza?
LK: Ez nagyon fontos kezdeményezés. Pontosan az adattechnológia terén növekvő függőségbe kerülünk az USA-val és Kínával szemben. Hosszabb távra tekintve ez veszélyezteti a gazdaságunkat Európában. Itt függő viszonyba kerülni nagyon veszélyes. Az életünk és a munkánk számos területe egyre inkább digitális. Ha a jövőben nem akarjuk elveszteni Európa technológiai szuverenitását, be kell fektetnünk egy versenyképes európai digitális stratégiába.
Cikkünk a Computerworld 2021/8. számában, április 28-án jelent meg