Minden fejlett jogrendszerben szigorú határidők vannak a különböző fellebbezések és jogi eljárásokkal kapcsolatos kifogások beadására. Nem kivétel az Egyesült Államok sem, ahol nemrég egy választásokkal kapcsolatos panasz beadására kellett halasztást kérnie több képviselőnek, mert a Microsoft Word és a Google Docs közötti részleges inkompatibilitás hátráltatta a jogi szöveg gyors formába öntését.
Igaz, hogy a kért haladék csak egy óra volt, de figyelembe véve a beadványozók magas beosztását és az általuk alkalmazott ügyvédek vélhetőleg csillagászati gázsiját, nyilvánvaló, hogy nem a szakértelem hiánya okozta a bajt, hanem valós technikai problémákra világít rá a konkrét jogi eset. A halasztás indoklásában konkrétan az szerepelt, hogy az egyik szövegszerkesztő szolgáltatásból a másikba átmásolt szöveg több részlete elveszett, illetve nem a megfelelő formátumokban került át az új helyére, ezért sok mindent manuálisan kellett újraalkotni.
A Google Docs és a Word között elvileg létezik fájlkonvertálás, és ez az alapszintű formázásoknál általában működik is, de a bonyolultabb formázási elemek (lábjegyzetek, végjegyzetek, hivatkozások stb.) esetében már adódhatnak bajok. Ez persze önmagában nem lenne hiba, hiszen két önálló cég különálló szoftvereiről van szó, ahol nem követelmény a száz százalékos kompatibilitás. Viszont sokan a hasonló felhasználói felület és funkionalitás miatt úgy gondolják, "egyik olyan, mint a másik".
Ha nem szeretnénk ilyenekbe belefutni, először is érdemes egy adott projekthez előre kiválasztani a megfelelő platformot, aztán pedig kitartani mellette. Ha a Google Docsban kezdtük a munkát, fejezzük is be ott, ha pedig Wordben, akkor maradjunk ennél. Valahányszor átkonvertáljuk a dokumentumot, azt kockáztatjuk, hogy olyan hibák kerülnek a szövegbe, amelyeket nem veszünk észre időben. Ha pedig többször is elvégezzük ezt az oda-vissza alakítgatást, szinte biztos a gubanc.
Ha valós idejű együttműködést szeretnénk, használjunk felhő alapú megoldást. Az anyagok email-mellékletben történő küldözgetése ma már nagyon idejét múlt megoldás. Ha a Microsoft Worddel dolgozunk, ott a megosztásra a OneDrive for Business, a Dropbox, a Box, vagy tonnányi egyéb cloud-tárhely, így közvetlenül a Wordből tudjuk megnyitni és elmenteni a fájlokat.
Ha pedig valamelyik munkatársunk csak az általa preferált platformot hajlandó használni, zárjuk "karanténba" a módosításait: kapcsoltassuk be a változások követését, és aztán egy másik csoporttag továbbítsa a változtatásokat a mesterdokumentumba.
