Murphy törvénye: az Outlooknak a világ legszélesebb monitorja sem elég! Amikor veszünk egy nagyobbat, a Microsoft a program következő verziójában mindig bevezet egy olyan újdonságot, amely lehetőleg éppen eggyel nagyobb felbontásban volna élvezhető, mint amelyet monitorunk képes megjeleníteni. Emlékezzünk csak a régi szép időkre, amikor még felül volt leveleink listája, alul pedig a betekintőablak. Ma, ha így merjük használni a programot, munkahelyünkön ujjal mutogatnak ránk, és könnyen megkaphatjuk a „vészesen maradi” jelzőt! (Azért ha valaki mégis tenne egy kísérletet: Nézet menü → Olvasóablak → Lent). Az alapértelmezett beállítás szerint ugyanis leveleink tartalma az e-mail listától jobbra, egy papírlapra (valódi levélre) hasonlító módon jelennek meg, ám ez kisebb felbontás esetében máris problémát okoz: vagy a listán nem olvashatók a levelek legfontosabb adatai (feladó, téma stb.), vagy maga a tartalom jelenik meg túl keskeny csíkban, ami finoman szólva nem teszi kimondottan élvezhetővé az olvasást.
A hátsó Outlookban az olvasóablak a levelek adatait megjelenítő lista alatt jelenik meg (régimódi stílus), az elől levő képen viszont a lista mellett (menő, divatos stílus)
Ha ennek kiküszöbölésére gondosan beszereztünk egy 1280 képpont széles felbontást is prímán megjelenítő monitort, kétszer is gondoljuk meg, hogy átállunk-e az Office 2007-es termékcsaládra. Az abban lévő Outlook ugyanis egy új lehetőséggel bővült: ez a Teendősáv, amely az aktuális hónap kártyanaptárszerű megjelenítésén és az esedékes találkozókon kívül kíméletlenül az orrunk alá dörgöli, hogy milyen feladataink lógnak éppen a levegőben. Érdemes a címsorában látható dupla nyíllal rögtön becsukni, nehogy bűntudatunk legyen, ám így is elfoglal úgy 30-40 értékes pixelt. Teljesen bezárni pedig nyilván nem fogjuk, hiszen azért használjuk az új verziót, hogy az ilyen szuper újdonságok mindig kéznél legyenek, nem igaz?
Az új Teendősáv szigorúan behajtja rajtunk az el nem végzett feladatokat – már ha be nem csukjuk, mert akkor csak a helyet foglalja
Aztán vessünk egy pillantást a levéllista tetejére, az oszlopfejlécekre, és rögtön megállapíthatunk két dolgot. Egyrészt a program előszeretettel választja ki a leghasználhatatlanabb oszlopformátumokat; ennek tipikus példája a dátum mező vagy a balra igazított (!) méret mező – rögtön arról is érdemes elgondolkodni, hogy mindennapi levelezésünk során szükség van-e egyáltalán méret mezőre. De van még fontos üzeneteket jelző felkiáltójel oszlop (erre tényleg szükség lehet), kis harang az emlékeztetőkkel ellátott üzenetekhez (ilyenből minden száz évben jön egy), és kis boríték is, ha netán nem volnánk tisztában azzal, hogy ezek itt levelek – hogy a csatolmányok gemkapcsáról már ne is beszéljünk. Itt az ideje, hogy rendet teremtsünk ebben a káoszban!
Nézeteltérés
Aki próbálkozott már a nézetek testreszabásával az Outlookban, rájöhetett, hogy ez nem akkora ördöngösség, 2-3 perc alatt remekül beállítható minden. Aztán átlépünk a következő mappába, és kezdhetjük ott is elölről. Ha 50 mappánk van, akkor 50-szer. Haladóbb szellemű felhasználók persze rögtön rávágják, hogy dehogyis! Hiszen ott vannak az előre definiált nézetek. Érdemes kipróbálni, mondjuk a legtöbbet használt Üzenetek nézet kedvünkre történő átalakítását. Tapasztalataink szerint innentől kezdve az Outlookban az egyes mappákban teljesen mást jelent majd az Üzenetek nézet, az újonnan létrehozottakban pedig abszolút kiszámíthatatlan, hogy mi és miként fog megjelenni. És akkor a Jelenlegi nézet jelentését nem is kevertük bele a képletbe, pedig komoly filozófiai kérdés, hogy ha kiválasztjuk, mondjuk, az Üzenetek nézetet, akkor az Outlook az Üzenetek vagy a Jelenlegi nézetet mutatja-e, és ha a kettő azonos, akkor miért különböznek egymástól, valamint mi történik, ha a Jelenlegit átszerkesztjük, akkor melyiket is változtattuk meg igazából? Reméljük, hogy amikor majd a következő verzióban vélhetően az Outlook is megkapja a többi Office-alkalmazás szép, új, szalagos felületét, szánnak egy kis időt és néhány millió kutatási dollárt ennek a mizériának a felgöngyölítésére és felszámolására. Addig is marad az egyetlen, jól bejáratott módszer: a saját egyéni nézet létrehozása, valamint annak alkalmazása az egyes mappákon.
Kiindulópontunk a Nézet menü: ebben válasszuk ki a Jelenlegi nézet menüpontot, majd az újabb almenüben a Nézet definiálása sort. Új nézetet létrehozhatunk az Új nézet gomb megnyomásával is – ezt azonban csak a kihívásokat kedvelőknek javasolnánk. Az első kérdés ugyanis máris falhoz állítja a felkészületlen felhasználót, amikor is az Outlook afelől érdeklődik, hogy mégis milyen típusú nézetet akarunk létrehozni, és a választható lehetőségek között ilyenek szerepelnek, hogy Táblázat, Idősor, Kártya, Névjegykártya, Nap/Hét/Hónap és Ikon. Nekünk konkrétan csak halvány sejtelmünk van arról, hogy talán a Táblázat vonatkozhat az e-mailekre, de ennél tovább mi sem merészkedtünk.
Ennél ugyanis van egy sokkal jobb módszer: a Másolás gomb! Figyelembe véve, hogy a program alapértelmezett nézetei nem végzetesen rosszak, csak némi csiszolásra szorulnak, a legegyszerűbb, ha készítünk egy másolatot az Üzenetek nézetről, és azt „simogatjuk” tovább saját ízlésünknek megfelelően. Jelöljük tehát ki ezt a listán, és kattintsunk a Másolás gombra. A megjelenő panelen adjunk valami jó kis nevet neki, amelynek alapján könnyen megkülönböztetjük majd a beépítettektől, és az Elérhető részben pedig hagyjuk a kijelölést a Minden levél és közlemény mappában soron.
A Másolás gombot használva hozzunk létre új nézetet valamelyik már meglévő, beépített alapján; az Üzenetek például pont megfelelő
Az Outlook egy új ablakban kínálja fel számunkra a nézetszerkesztés lépéseit. Első feladatunk a szükséges mezők kiválasztása. Kattintsunk tehát a Mezők gombra. A most megjelenő panel jobb oldalán látható, hogy aktuális nézetünk milyen adatokkal dolgozik. Nyugodt lelkiismerettel megszabadulhatunk az Emlékeztető és az Ikon mezőktől, de érdemes elgondolkodni a Méret és a Kategóriák mezők sorsáról is. (A Kategóriák egyébként nagyon jópofa újdonság az Outlook 2007-ben, esetleg egy későbbi kalandozás során visszatérünk rá). A titokzatos Jelölő állapota az a kis zászló, amellyel azt jelölhetjük, hogy egy-egy levélhez kapcsolódóan valami feladatunk van (és kizárólag az ellenség megtévesztése végett jelenik meg a lista közepén, annak ellenére, hogy a nézetben a sor végén található).
Ne akadjunk fenn azon, hogy amit az előbb még mezőként emlegettünk, azt a gombsor végére érve már oszlopnak nevezzük: a kiválogatott adatok formázásáról ugyanis a sorban utolsó, az Oszlopok formázása elnevezésű gombra kattintva rendelkezhetünk. Ha megtartottuk a Méret mezőt, azonnal állítsuk át jobbra igazítottra, valamint az Érkezett mezőnél felejtsük el egy életre a legrosszabb eredményt adó Legjobb illesztés formázást, és helyette válasszunk ki valami praktikusabbat, mondjuk olyat, ahol normálisan látszik az e-mail érkezésének dátuma és ideje.
Válogassuk ki az adott nézetben szükséges mezőket, majd gondoskodjunk a megfelelő igazításról és kinézetről!
Ha a mezők kiválogatásával és formázásával végeztünk, jöhet a Csoportosítás. Ez például egy rejtett kincs az Outlookban: zseniálisan csoportosíthatjuk e-mailjeinket a legkülönbözőbb mezők szerint, ám az így létrejövő nézet leginkább nagy mennyiségű levél leselejtezésére alkalmas, a mindennapi munka során kevésbé használható. Érdemes meghagyni tehát felül, az Automatikus csoportosítás sor melletti pipát, és továbblépni.
Példa a csoportosításra: az Outlook előbb a feladó, majd azon belül a beérkezési idő alapján rendezi csoportokba a leveleket
Folytatása következeik!
Cikkünk következő részében a levelek szűrésével, formázásával foglalkozunk, illetve hasznos tanácsokat adunk például a világos, átlátható megjelenítéshez vagy a levélszemetek kezeléséhez. A folytatás itt olvasható!
