A nagy anyagi károkozással járó adatvesztéses incidensek elsősorban az alkalmazottak nagyfokú figyelmetlenségére vezethetők vissza. Az adatlopás megelőzésére kifejlesztett informatikai eszközök alkalmazása nagy hatékonysággal, sőt, akár teljes mértékben ki tudja küszöbölni a károkozás lehetőségét.
Az IDC 2012-es felmérésében egy tízes listán az adatvédelem végzett az élen az európai vállalkozások következő 12 hónapra kitűzött fókuszterületei között. A kutatócég rámutatott, hogy a válaszadók több mint fele, 54 százalék vélekedik úgy, hogy az adatvédelem „nagyon fontos” vagy „fontos” számára.
Ez egyben jelzés valamennyi technológiai vállalat számára, hogy eszközeik és szoftvereik kialakításakor vegyék figyelembe az adatvédelmi szempontokat, ami érvényes a nyomtatógyártókra is, hiszen a digitális eszközök rohamos terjedése ellenére továbbra is jelentős mennyiségű vállalati információt nyomtatnak ki nap mint nap. A megfelelő funkciók alkalmazásával elérhetjük, hogy a felhasználók külön odafigyelés nélkül is kövessék az adatvédelmi előírásokat, ezáltal csökkenthető a figyelmetlenség miatt kialakuló biztonsági kockázat. Az OKI-nál már évek óta ennek jegyében fejlesztjük az elsősorban kis-és középvállalatok számára készülő nyomtatóinkat és multifunkciós eszközeinket.
Az üzletmenet védelme
Az adatvédelmi kérdések jelentősége várhatóan tovább nő a jövőben, hiszen a rugalmas, távoli munkavégzés térnyerése egyre nagyobb igényeket támaszt a vállalati hálózathoz való biztonságos, távoli hozzáféréssel szemben. A céges informatikai rendszer részeként a nyomtatók érzékeny és bizalmas információkat is tárolhatnak, és míg egy jó tűzfal segíthet a vállalat adatait biztonságban tartani, addig a nyomtatókban felejtett dokumentumokkal fontos információk kerülhetnek illetéktelen kezekbe. A probléma kezelésében segítséget jelent egy nyomtatásbiztonsági szoftver beszerzése, amely hatékonyan támogatja a vállalati adatok biztonságának megőrzését.
A professzionális nyomtatógyártók, mint az OKI, szakszerű megoldást tudnak nyújtani a fenti kihívásokra, így napjaink legkorszerűbb nyomtatói jelentős lépést tettek annak irányába, hogy a vállalatok kiváló minőségben, ugyanakkor biztonságosabb módon tudjanak nyomtatni.
Bizalmas információk biztonsága
Szerencsére egyre több cég alkalmaz digitális dokumentumkezelési és -tárolási szoftvereket nyomtatási eszközeinek kezelésére. Közülük 23 százalékot tesz ki azon cégek aránya, amelyek dokumentumbiztonsági programot és felhasználói azonosítást használnak. Az ilyen típusú szoftverek jellemzően az alábbi funkciókat nyújtják: ((pöttyös felsorolás))
- Felhasználóazonosítás és a hozzáférés korlátozása: Az eszköz elérésekor a program azonosítja a felhasználót, és a hozzá tartozó szervezeti egység vagy pozíció alapján megadhatja vagy megtagadhatja az előzetesen beprogramozott jogosultságot. A cég pénzügyi és jogi dokumentumainak, érzékeny ügyféladatainak kinyomtatására például csak a szenior munkatársak vagy a vezetőség kap jogosultságot.
- PIN-kódos védelem és nyomtatásindítási funkció (pull printing): Minden alkalmazotthoz rendelhető PIN-kód vagy azonosító kártya, így az eszközökre küldött nyomtatási feladat várólistán tartható mindaddig, amíg a PIN-kóddal vagy a kártyával be nem jelentkeznek az eszközbe. Ez a funkció képes megakadályozni, hogy kinyomtatott bizalmas dokumentumok maradjanak a nyomtatóban.
- Törölt nyomtatási feladatok: A biztonsági program segítségével az is megadható, hogy a várólistán vagy a nyomtató merevlemezén lévő feladatok egy bizonyos idő után törlődjenek. A programot továbbá úgy is be lehet állítani, hogy minden ki nem nyomtatott feladat a munkanap végén törlődjön.
- Titkosított dokumentumok: Mivel a dokumentumokat a felhasználók a hálózaton keresztül küldik, azok a biztonság érdekében a nyomtatás végéig titkosítottak maradnak. ((pöttyös vége))
Az informatikai géppark bővítése előtt tehát a cégeknek a költséghatékonyság és egyéb megfontolások mellett a biztonságos nyomtatási lehetőségeket is érdemes fontolóra venniük, hogy a helyes beruházási döntést hozzák meg az ésszerű nyomtatás és az érzékeny vállalati adatok megóvása érdekében. Vásárláskor vagy beszerzéskor ezért javasolt rákérdezni a kiszemelt készülék biztonsági funkcióira, beállításaira is, hogy a lehető legjobbat válasszuk a vállalatunk számára.
