Előrejelzések szerint 2021 a vállalatirányítási rendszerek (Enterprise Resource Planning, ERP) nagy éve lesz. A koronavírus-járvány teljesen felülírta a korábban kidolgozott digitális átalakulási terveket, most viszont a pandémiából lábadozó vállalkozások teljes erővel vethetik bele magukat az újratervezésbe és a működés újragondolásába. Az IDC elemzése szerint a Covid-19-járvány az ERP-piacon is komoly változásokat hozott: a cégek a saját bőrükön tapasztalhatták meg, milyen fontos, hogy modern, felhőalapú ERP-rendszerekkel digitalizálják üzleti folyamataikat.
Idén 7 százalékos növekedés várható a globális ERP-piacon. A fejlődés fő motorjai a közepes méretű vállalkozások lesznek, melyek körében egyre nagyobb igény mutatkozik az SaaS-alapú ERP-megoldásokra. Ám mielőtt fejest ugranánk egy kecsegtető ERP-projektbe, nem árt megismerkedni azokkal a hibákkal, amelyeket a fejlesztés, illetve beruházás során elkövethetünk.
Nézzük, mik azok a leggyakoribb csapdák, amelyek akkor leselkednek ránk, amikor bevezetjük első ERP-rendszerünket, illetve bővítjük a meglévőt, avagy új ERP-megoldást választunk a régi helyett, esetleg a helyben telepített megoldásról felhősre váltunk át!
Rossz kézbe kerül a volán: Ha ERP-projektünket az informatikai főnök vezérli, máris hibát követtünk el. Az IT-vezetők teljes mértékben kompetensek lehetnek abban az esetben, ha tovább kell fejleszteni a meglévő ERP-t, mert például a jelenlegi változatot nem támogatja többé a fejlesztő, illetve SaaS-megoldásra kell váltani, hogy a cég spórolhasson azon munkatársak fizetésén, akik a rendszert kezelik, ellenőrzik. De egy ERP-projektet sosem szabad teljes mértékben az informatikusokra bízni: az irányítás a cég üzleti működéséért felelős vezető dolga.
Az ERP-projekt stratégiai célja nem lehet más, mint az, hogy olyan lökést adjon a vállalati innovációnak, amely új bevételi lehetőségekhez juttatja a céget. Ez azt jelenti, hogy az üzleti vezetőknek már az első pillanattól fogva részt kell venniük a fejlesztési folyamatban: nekik kell kijelölniük az irányt és a célokat, és meghatározni azokat a területeket, amelyeken a legnagyobb előrelépést szeretnék a projekttől. Az informatikai vezetőknek persze nem feltétlenül kell rábólintaniuk valamennyi elképzelésére: szakértelmükkel korrigálhatják az irányokat, és hozzásegíthetik a céget ahhoz, hogy az álmok egy része teljesüljön az ERP-technológia jóvoltából.
Súlyos hiba, ha az ERP fejlesztését csupán egy szokásos informatikai projektnek tekintjük: a tapasztalatok szerint valódi sikerre csak akkor számíthatunk, ha a megoldást a cég teljes működését átfogó üzleti fejlesztési programba ágyazzuk.
Elhamarkodjuk a projektet: Ha fogunk egy rossz hatékonysággal működő, bonyolult üzleti folyamatot, és mindenfajta érdemi változtatás nélkül áttesszük egy új platformra, legyen bár helyben telepített vagy felhőalapú rendszer, hatalmas hibát követünk el. Az ERP-projektek a gyökeres változásról szólnak: az üzleti folyamatok optimalizálásáról, automatizálásáról és áramvonalasításáról.
Úgy kell kezelniük a cégeknek a fejlesztést, mint egy fontos lehetőséget arra, hogy átfogó elemzésnek vessék alá üzleti architektúrájukat, és a folyamatok újratervezésével új szintre emeljék a vállalati integrációt. Az új ERP-rendszernek végső soron azt a módot is meg kell változtatnia, ahogy a kapcsolódó folyamatok működnek: hatása a szervezet egészét érinti, és ennek kezelésére érdemes előre felkészülni. Nyilván nem szeretnénk, ha az ERP-projekt lezárása után üzleti felhasználóink arról panaszkodnának, hogy minden másképp néz ki, és az adatok újfajta megjelenési módjával nem tudnak mit kezdeni. A projekt elkapkodása végső soron a hatékonyságot veszélyezteti - ne essünk bele ebbe a hibába.
Elnyúlik a tervezés: Ugyanakkor az sem jó, ha túl sokáig pepecselünk az előkészítéssel: azok a cégek, amelyek minden egyes szolgáltatásról listát készítenek, minden kívánatos funkciót összeírnak, és túl sok időt töltenek a tökéletes megoldás kiválasztásával, szintén hibát követnek el. Fontos a tervezés, de tisztában kell lennünk azzal, hogy a dolgok gyorsan változnak, és nem lehet mindent előre megtervezni. Ha túl sokat hezitálunk, elveszíthetünk egy sor olyan előnyt, amit az ERP továbbfejlesztése ígér, és versenyhátrányba kerülünk a nálunk szemfülesebb, bátrabb vetélytársainkkal szemben.
Az egységesség oltárán feláldozzuk a hatékonyságot: Amikor begyűjtjük a különböző ajánlatokat jövendő ERP-rendszerünkre, alighanem minden fejlesztő minden létező funkcióra ajánl majd egy modult, sőt olyan szolgáltatásokra is megoldást ajánlanak, amelyekre korábban nem is gondoltunk. Ez arra csábíthat bennünket, hogy leselejtezzük meglévő célzott megoldásainkat.
Amikor egy ajánlattevő például azt mondja, hogy ERP-megoldása CRM-funkciókat is képes ellátni, kísértésbe eshetünk, hogy kidobjuk jól bevált CRM-szoftverünket, és egyetlen platformon vonjuk össze a különböző funkciókat. Ez azonban adott esetben hiba is lehet, mert minden egyes ERP-platformnak vannak előnyei és hátrányai az önálló modulokhoz képest. Kezeljük óvatosan azokat a fejlesztőket, akik minden felhasználó minden igényének meg akarnak felelni!
Fennáll a veszély, hogy az új ERP-modulok nem biztosítják azt a funkcionalitást, amire szükségünk van, és amit egy önálló termék esetleg szállítani tud. Éppen ezért érdemes szolgáltatásról szolgáltatásra végigzongorázni az ajánlatokon, számba venni a lehetőségeket, és így kiválasztani a legjobb megoldást.
Hiányzik az átfogó adatstratégia: ERP-projektünk csak akkor lehet sikeres, ha átfogó vizsgálat előzi meg, amely fényt derít arra, hogy az öröklött adatokat hogyan lehet becsatornázni az új rendszerbe. A szervezeteknek azt is meg kell tervezniük, hogy az ERP-, CRM- és egyéb rendszereik adatait hogyan integrálják, mert csak így nyerhető átfogó kép az üzleti folyamatokról. Az adatok a tesztelési és alkalmazási fázisban is kulcsszerepet játszanak, és a vállalkozásoknak racionalizálniuk kell a különböző forrásból származó információkat.
Hibát követ el az a cég, amelyik nem tekinti át, hogyan tudja a keletkező adatokat az üzleti siker szolgálatába állítani. Nem csupán az adatok tartalmát, hanem formátumát is meg kell vizsgálni, megkeresve a leghatékonyabb módszert az adatok fogyasztható, a vizualizációt, illetve a BI- (business intelligence) technológiákat leginkább segítő átalakítására.
Túl sokat várunk az adatelemzéstől: Az ERP-továbbfejlesztések egyik legnagyobb potenciális haszna abból származik, hogy lehetővé teszi a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia bevonásával elvégzett, mélyreható adatelemzést, ez pedig olyan összefüggések felismeréséhez segítheti hozzá a cég vezetőségét, amelyeket remekül kamatoztathat a piaci versenyben. Az AI előnyeit azonban kissé eltúlozzák, ezért fontos, hogy a cégek tisztán lássák, mi az, amit joggal remélhetnek tőle, és mi az, amire viszont hiába várnak.
Szakértők szerint a gépi tanulási rendszerek kiválóan használhatók a működési környezet inkrementális változásainak kezelésére. Viszont ne várjunk tőlük túl sokat akkor, ha a környezet drámaian változik, tehát például olyan esetekben, amikor valamilyen okból súlyos zavarok keletkeznek a beszállítói láncban.
Hiányzik a felhőstratégia: Nem kérdés, hogy az ERP jövője a felhő, és egy ilyen továbbfejlesztés kiváló alkalom arra, hogy áttekintsük, miként tudnánk alkalmazásainkat a felhőbe áttelepíteni, és bizonyos funkciókat SaaS-megoldásra váltani. Csakhogy az átállás nem lehet automatikus folyamat: mielőtt bármibe is belevágnánk, készítsünk leltárt alkalmazásainkról, és döntsük el, melyek azok, amelyek SaaS után kiáltanak, és melyeket érdemes - biztonsági, szabályozási vagy egyéb okokból - helyben telepített rendszereken megtartani.
Nem tekintjük át, milyen területeken lesz szükség testre szabásra: Az ERP egyértelműen a szabványosítás felé tart. Ám ha egy cégnek 80 százalékban megfelelnek is a szabványos megoldások, az üzleti folyamatokból még mindig marad 20 százalék, amelyik egyedi kialakítást, testre szabást igényel. Ennél a pontnál dönteniük kell: felvállalják-e a testre szabás minden kínját és költségét, vagy inkább a folyamatokon változtatnak.
Fontos kérdés ez, amelynek megválaszolására érdemes időt szentelni. A fejlesztő ajánlata és a cég igényei sose fogják pontosan fedni egymást, és a hézagok feltárása hozzásegítheti a vállalkozásokat ahhoz, hogy elkerüljék a későbbi csalódásokat. Mindenesetre a szakértők ökölszabályként azt javasolják, hogy ha lehet, inkább az üzleti folyamaton változtassunk, általában az olcsóbb és gyorsabb megoldás.
Nincs elég pénz a projektre: A legtöbb informatikai beruházáshoz hasonlóan ERP-projektünk is valószínűleg többe fog kerülni, mint amennyit eredetileg szántunk rá. Mielőtt belevágnak a fejlesztésbe, a vezetőknek gondoskodniuk kell a megfelelő forrásokról, és nem árt, ha felkészülnek arra, hogy az IT később további összegeket kér majd. A tapasztalatok szerint a cégek általában alábecsülik a felhőalapú átállás költségvonzatait, mivel nem számolnak a megnövekedett kapcsolódási költségekkel, és az adatmozgatásból eredő többletkiadásokkal.
Költeniük kell továbbá a dolgozók képzésére, és ha a cég nem rendelkezik a nagy ERP-projekt levezényléséhez szükséges tudással - erre a legtöbb helyen csak utólag ébrednek rá -, a szakértelmet külső cégtől kell beszerezniük. Gyakorta a kapcsolat a telepítés után is megmarad, és az IT-szolgáltatást biztosító partner a felügyeletből, valamint az üzemeltetésből is kiveszi a részét, ami tovább hizlalja a projekt számláját.
Cikkünk a Computerworld 2021/8. számában, április 28-án jelent meg
