Valójában az irányítás lehetősége nem szűnik meg, ha SaaS-szel dolgozunk.
A közszférában a működési hatékonyság maximalizálásának szükségessége ugyanolyan kritikus, mint a magánszektorban, mivel a polgárok számos közszolgáltatásra támaszkodnak, hogy gondoskodjanak magukról, családjukról és közösségeikről. Az orvosi ellátástól a közüzemi számlák kifizetéséig a polgárok olyan modern szolgáltatásokat követelnek, amelyeket a magánszektorbeli vállalkozásoktól megszoktak: Azt akarják, hogy a nap 24 órájában rendelkezésre álljanak, és személyes adataik a lehető legnagyobb biztonságban legyenek. A költségvetés azonban ritkán olyan szilárd a közszférában, mint a magánszektorban, a szűk keresztmetszetet pedig gyakran a bürokrácia jelenti. Így a közszféra informatikai vezetői a megfelelő egyensúly megtalálásával küzdenek.
Az egyik informatikai trend, amely egyre inkább megoldásokat kínál a közszféra számára, a felhőalapú szoftver mint szolgáltatás (SaaS). Ebben az esetben a szoftvert egy szállító hosztolja, ami megszabadítja a technológiai csapatot a rendszer vagy a berendezések karbantartásával és az infrastruktúrára fordított kiadásokkal járó költségektől és erőfeszítésektől. Emellett a technológiai csapat számára rugalmasságot biztosít, hogy csak annyi szolgáltatást vásároljon, amennyi szükséges, így sokkal könnyebben növelheti vagy csökkentheti a felhasználást, és megnyitja az utat az ügynökségek közötti megosztott szolgáltatások előtt.
Bár a közszféra szervezetei a SaaS megoldás felé haladnak, az áttérés óvatos és lassú.
Integráció a korábbi rendszerekkel
A legnagyobb gondot az örökölt rendszerek jelentik. A régebbi, elavult alkalmazásokat nehéz volt integrálni a modernebb technológiákkal. Ehhez sokáig olyan speciális készségekkel rendelkező csapatokra volt szükség, akik értettek a régebbi adatformátumokhoz, és képesek voltak testreszabott integrációkat megvalósítani. Szerencsére a legtöbb modern megoldás, például az OTRS, olyan API-t tartalmaz, amely a technikai csoportok számára könnyebb integrációs lehetőségeket biztosít. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy beépítsék az újabb, modernebb eszközöket, miközben a régebbi rendszerek adaptálására vagy kivezetésére is elegendő időt szánnak.
Adatbiztonsági követelmények a közszférában
Természetesen a biztonsági és megfelelőségi aggályok a közszférát is érintik. Rendszereikben érzékeny, személyazonosításra alkalmas információk - nyugdíjalapok, egészségügyi ellátások, orvosi információk, politikai információk, adóadatok és még sok más adat - gyors ütemben haladnak át. A legtöbb országban a közszféra számos érzékeny szolgáltatás nyújtásáért felelős, és ehhez felhasználja az adatainkat. A polgárok biztonsága érdekében szigorú adatszolgáltatási követelményeket kell betartani.
Szerencsére a SaaS-megoldásokkal való munka egyik előnye, hogy a javításokat és biztonsági frissítéseket a szolgáltató rutinszerűen alkalmazza, ami a SaaS-megoldásokat jellemzően még biztonságosabbá teszi a saját szerveren futó megoldásokhoz képest.
Egyértelmű, hogy a közszféra IT-csapatainak is meg kell felelniük a különböző szabályozásoknak, és a SaaS-megoldások szolgáltatóinak célja, hogy ebben is segítsenek. Németországban az OTRS egy olyan privát felhőben van hosztolva, amely ISO 27001, PCI-DSS (1. szintű szolgáltató), SSAE16 és SOC1 tanúsítványokkal rendelkezik, és a teljes mértékben menedzselt környezet a GDPR követelményeinek megfelelően működik. Az adatbiztonság az OTRS Groupnál és sok más SaaS szolgáltatást nyújtó vállalatnál is kiemelt prioritás.
Ez kellő körültekintés kérdése, amikor egy szervezet a SaaS-választékot vizsgálja, de a mai szolgáltatók felismerik, hogy ez a kérdés mennyire kritikus, és hajlandónak kell lenniük arra, hogy a szükséges biztosítékokat nyújtsák a közszféra csapatainak.
Az irányítás elvesztése
A saját szerveren futó vagy örökölt rendszerek esetében a szoftverek kezelése házon belül történik. Ez azt jelenti, hogy az adathozzáféréstől a testreszabásig mindent egy belső csapat kezeli és módosítja szükség esetén.
A valóság az, hogy ez a fajta irányítás nem tűnik el, ha egy SaaS-szel dolgozik. A jó hírű szolgáltatók biztosítják, hogy a saját adatok a szervezet tulajdonában maradjanak, és írásos igazolást adnak arról, hogy a szervezetnek joga van az adatokat tetszés szerint módosítani, törölni vagy kezelni. Ezenkívül az adminisztratív ellenőrzések könnyen elérhetők és mindig rendelkezésre állnak a belső IT-csapatok számára.
Természetesen a testreszabás kérdése szolgáltatónként eltérő lesz. Az OTRS Group felismerte, hogy mennyire kritikus, hogy a megoldása megfeleljen az ügyfelek munkafolyamatainak, ezért szakértői csapata rendelkezésre áll, hogy a testreszabási igényeket gyorsan kielégítse. Az ilyen módon történő munkavégzés valójában az ügyfél informatikai csapatának előnyére válik, mivel a megoldás testreszabásához szükséges készségeket a szolgáltató munkatársai fejlesztették ki, így biztosítva, hogy a készséghiány nem okoz szűk keresztmetszetet, amikor az ügyfél megpróbálja a megoldást a saját igényeihez igazítani.
Valóban itt tart már a világ? A közszféra elfogadta már a felhőalapú SaaS-t? Természetesen nem olyan ütemben, mint a magánszektor, de a teljes elfogadás csak idő kérdése. Az állandó rendelkezésre állás, a skálázhatóság és a költségek csökkentése iránti igény nem fog megszűnni; és az egyik lehetőség ezek kezelésére az ilyen megoldásra való áttérés. Ez már nem újdonság: a modern IT-szervezetek számára egyre inkább szükségszerűvé válik. Szerencsére az idő múlásával a legtöbb modern megoldásszolgáltató kezelte az aggodalmakat, így idén és azután is egyre több közszférabeli szervezet fogja kihasználni a felhőalapú SaaS előnyeit.
Cikkünk a nyomtatott Computerworld magazin 2022. január 12-ei lapszámában jelent meg.
