Újonnan induló cégek számára különösen összetett folyamattá válhat a digitális átalakulás, mivel rengeteg, szüntelenül változó elemet kell figyelembe venniük, és akár egyetlen hiba is rossz irányba viheti őket. A vállalatoknak ezért már a transzformáció kezdetétől világosan látniuk kell az összképet, a megcélzott kimenetelt. A digitális átalakulás lényege az átfogó gondolkodás, mondta Andreas Bender, az OTRS Group tanácsadói üzletágának alelnöke, akit a digitalizáció sikertényezőiről kérdeztünk.
Computerworld: Mire figyeljenek a vállalatok, amikor a digitalizáció útjára lépnek?
Andreas Bender: Az összes érintettel ismertetni kell a digitalizációs terveket, ez alapvető, mivel az átalakulás a vállalat rendes működése, a napi munka mellett megy végbe. Fontos, hogy a munkatársak folyamatosan pontos információt kapjanak a tervekről, amiben egy tömör és világos, az érintetteket összhangban tartó kommunikáció sokat segíthet.
Andreas Bender, Vice President Consulting, OTRS
Az érintettek közé tartoznak a vállalattal együttműködő partnerek is. Érdemes kiaknázni a velük ápolt kapcsolatok előnyeit, a technológiai partnerrel és a rendszerintegrátorral összehangolódva az integráció könnyebb lesz. Tanácsos velük közösen meghatározni a fontos lépéseket és mérföldköveket. Számos jó ötletet adhatnak, amivel előrelendítik a vállalat digitalizációs folyamatát, és támogatást nyújthatnak akár anyagi, akár más erőforrások vagy emberi szakértelem formájában.
CW: Melyek a digitális átalakulás fő mérföldkövei?
Andreas Bender: A digitalizációs folyamat mérföldköveinek meghatározása a tervezési folyamat része, és fontos, hogy ebben minden érintett fél részt vegyen. Mérföldkő lehet például a kódérvényesítés. A leszállított kód tartalmazhat problémákat, de azoknak nem a projekt befejezése után kell kiderülniük. Jelentősen csökken az átdolgozás esélye, ha a vállalat néhány sprint során validálja a kódot a használatba vétel előtt. Kihagyhatatlan lépés az IT architektúra felülvizsgálata is. A partnerek segíthetnek a meglévő architektúra, az integrációs érintkezési pontok és a külső rendszerkapcsolatok értékelésében.
Meghatározó mérföldkő a további műszaki teljesítmény értékelése, illetve az éles üzembe helyezés ellenőrzése is. Sokat segíthetnek ebben a vállalat rendszerintegrátorai vagy technológiai partnerei, akik listát adnak a feladatokról, amelyeket az éles üzembe helyezés előtt el kell végezni.
A rendszerintegrátorral kötött szerződésben szerepeljen egy lista arról, hogy az éles üzembe helyezést követően a partnereknek milyen problémákat kell kezelniük, és hogy mi az a küszöbérték, amely alatt kell tartani a másodlagos problémák számát. Már a projekt elején érdemes kidolgozni a karbantartási stratégiát, hogy a vállalat belső csapata akkor is kapjon támogatást ezen a téren, ha az éles üzembe helyezés már megtörtént.
CW: Milyen ötleteket adna a forrásigényes digitális átalakulás pénzügyi tervezéséhez?
Andreas Bender: A digitális átalakítás terveit be kell építeni a költségvetésbe. Kellemetlen igazság, de kockáztatja a projekt sikerét, ha a vállalat visszatér a befektetőkhöz, és további finanszírozást kér. Nagyjából a teljes költségvetés 15 százalékát érdemes félretenni az előre nem látható kiadásokra. A pénzügyi források mellett kiemelten fontos az emberi erőforrás megfelelő kiaknázása is. Szükséges ezért, hogy a vállalat vezetői az ügy mellé álljanak, főleg a felmerülő problémák esetén.
Elengedhetetlen a belső csapat bevonása az éles üzembe helyezést követő támogatásba, biztosítani kell, hogy a kollégák a rendszerintegrátortól megtanulhassák a rendszer támogatásával és karbantartásával kapcsolatos teendőket. A felhős, teljesen menedzselt megoldások segítségével az emberi erőforrással kapcsolatos problémák javarészt megelőzhetők, ezeknél a megoldásoknál ugyanis a szolgáltató tapasztalt szakértői csapata végzi az adott rendszer támogatását és karbantartását.
CW: Mit tanácsolna még a vállalatoknak a digitalizációs folyamat sikerre viteléhez?
Andreas Bender: Hasznos lehet a fentieken túl, ha a vállalat vezetői reprezentatív eszközöket is bevetnek. Egy hivatalos projektnyitó rendezvény például lehetőséget ad az elvárások és célok egységes kommunikációjára, és elősegíti a csapatmunkát, az érintettek motiválását. Hasonló módon a projekt csúcspontját is érdemes megünnepelni, akár egy go-live party megrendezésével. Az elért eredményekről így minden dolgozók értesül, azokkal jobban azonosul, lelkesedése hosszabb távon is kitart.
