Megtanultunk a koronavírus-járvány kapcsán egy fontos kifejezést, a rezilienciát, ami a jól működő rendszerek strapabírását jellemzi, azt a képességüket, hogy a váratlan külső hatásokra sem roppannak össze, hanem rugalmasan alkalmazkodni tudnak a környezeti feltételek gyors változásaihoz. A koronavírus-járvány és a viharos átállás az irodai munkáról a home office modellre komoly tesztje volt az informatikai rendszerek e képességének, de a legtöbb IT-csapat - a dolgozók áldozatos munkájának hála - sikerrel állta ki a nehéz próbát.
A krízishelyzet egyben a digitális átállás jelentőségére is rávilágított, és a járvány első hullámát követően sok helyen az ilyen jellegű kezdeményezéseket állították fejlesztéseik középpontjába. Ahol így tettek, jól jártak vele, mert most felkészültebben várhatják a második hullám tetőzését.
Jacqui Guichelaar, a Cisco igazgatója szerint az elmúlt néhány hónap hatalmas társadalmi kísérlet volt, amelyben a világ összes vállalata részt vett. A vezetők rájöttek, hogy munkatársaik otthonról is hatékonyan tudnak dolgozni, ugyanakkor az is világossá vált számukra, hogy nekik is alkalmazkodniuk kell a megváltozott körülményekhez, mert a régi, bevált vezetői módszerek már nem működnek.
A következőkben világcégek informatikai vezetőinek tapasztalatait foglaljuk össze arról, mitől válik egy IT-struktúra rugalmasan ellenállóvá, illetve vezetői eszközökkel miként javíthatjuk vállalati rendszerünk ellenálló képességét.
Világos beszéd
Kristin Myers, a Mount Sinai Health System informatikai vezetője úgy véli, hogy a mai bizonytalan időkben a rendszerek túlélésének kulcsa a reziliencia, ennek eléréséhez pedig az egyik legfontosabb eszköz az őszinte, nyílt és világos kommunikáció. Ha a vezetők valódi párbeszédet folytatnak munkatársaikkal, a legnagyobb nehézségekre is fel tudják készíteni őket. Előfordulhat, hogy nem éppen kellemes üzenetet kell továbbítaniuk nekik, de nagyon fontos, hogy a dolgozók ezt maguktól a vezetőktől hallják, és ne kerülő úton jusson el hozzájuk.
A koronavírus-járvány rámutatott a vezetői empátia jelentőségére, ugyanis egy reziliens IT-kultúra mindenekelőtt az emberről szól. A Cisco igazgatója szerint minden döntésnél a dolgozóknak kell az első helyen állniuk, és a jó vezető minden eszközt felhasznál arra, hogy a munkatársaiból a legjobbat hozza ki.
A dolgozók jó közérzete mindig is szempont volt a jól működő cégeknél, és az egészségügyi válsághelyzet tovább növelte jelentőségét. A Clear Capital elemző és technológiai cég vezetője, Larry Robinson szerint olyan munkakörnyezetet igyekeznek létrehozni, amelyben a dolgozók nem félnek kinyilvánítani véleményüket, és ahol családtagokként tekintenek egymásra. A jó vezetőnek ilyen közegben nem csak a munkahelyi kérdésekre kell odafigyelnie, hanem minden olyasmire, ami beosztottai életét befolyásolja, és ha problémáik vannak, támogatnia kell őket ezek megoldásában.
Osztja Robinson véleményét a Cisco igazgatója is: a vezetőknek a videómegbeszéléseken időt kell szakítaniuk a nem közvetlenül a munkához kapcsolódó kérdések megbeszélésére is. Ha a dolgozó egész napját egy kis lakásba bezárva tölti, minden olyan probléma, ami nyomasztja, a munkájára is hatással van, így hát a vezetőnek is foglalkoznia kell vele. A cél olyan légkör kialakítása, amelyben a munkatársak nem gubóznak be otthoni magányukba, és képesek megosztani egymással gondjaikat. Ha ezt nem sikerül létrehozni, nem várhatjuk el tőlük, hogy csapatként tevékenykedjenek.
Rövidített videómegbeszélések
Az irodák bezárásával a munkahelyi kapcsolattartás az online térbe helyeződött át, ami a távkonferenciák számának exponenciális növekedését eredményezte. De azoknak az informatikai vezetőknek, akik számára fontos IT-rendszerük ellenálló képessége, arra is oda kell figyelniük, hogy a dolgozók ne égjenek ki a túlzásba vitt otthoni munkától, és ne kapjanak csömört a Zoom megbeszélésektől. Guichelaar, aki egy Észak-Amerikára, Európára és Ázsiára kiterjedő, hatalmas informatikai csapatot irányít, az időeltolódásokkal is kénytelen megküzdeni, ezért nagy súlyt fektet arra, hogy csakis az összes résztvevő számára komfortos időpontokra ütemezzen távkonferenciákat, pénteken pedig egyáltalán ne konferenciázzanak, ezt az időt inkább "stratégiai gondolkodásra" fordítsák. Emellett a korábbiaknál több e-mailt küld az IT csapat tagjainak az év hátralévő részének prioritásairól, és az elismerő levelekkel sem fukarkodik, egyszerűen azért, mert rájött, hogy a kapcsolattartás különböző formáival oldani tudja a munka monotóniáját.
A járvány idején a Clear Capitalnél is megszaporodtak a videókonferenciák, de igyekeznek ezeket minél rövidebbre és a korábbiaknál jóval személyesebbre fogni. A rengeteg negyedórás munkamegbeszélés mellett nem feledkeznek meg a közösen elköltött virtuális ebédekről, amelyek alatt kötetlen beszélgetéseket folytatnak minden olyan témáról, ami a csapat tagjait foglalkoztatja. Nyilván túlzás lenne azt állítani, hogy ez teljes mértékben pótolja a korábbi személyes kapcsolatokat, de mindenesetre megerősíti a munkatársak közötti baráti köteléket.
Egymásra figyelés
Nem csak a kommunikáció formáját változtatta meg a járvány, de a tartalmát is. Az információk átadása megnehezült, emiatt a vezetőknek sokkal pontosabban, célratörőbben kell kommunikálniuk, és alaposabban át kell gondolniuk mindent. Az informatikai vezetőkre ez a korábbiaknál nagyobb terhet rak, legtöbbjüket nap közben teljesen lefoglalják az irányítási feladatok, és az egyéb munkákra csak éjszaka vagy hétvégén tudnak sort keríteni.
Amikor a kihívások nőnek, a közös cél nagy hajtóerő lehet. Ez azt jelenti, hogy az informatikai csapat is hatékonyabban tudja a munkáját végezni, ha osztozik a közös vállalati célokban. A kereskedelmi és technológiai szolgáltatásokat kínáló Northern Trust igazgatója, Jeff McCarter szerint érdemes szorosra fűzni a technológiai és pénzügyi stáb közti szálakat, hogy mindkét csapat átérezze, egy hajóban eveznek, és a viharból csak közös erőfeszítéssel juthatnak ki.
Ennek a csapatszellemnek a kialakítása persze vezetői ügyességet igényel. A torontói Centre for Addiction and Mental Health egészségügyi központban az informatikai csapat a gyógyítással foglalkozó orvosokkal és ápolókkal dolgozik együtt, és a problémák megoldásához mindkét részről olyan empátiára van szükség, ami Damian Jankowicz, az intézmény informatikai vezetője szerint nem jön magától, a vezetőknek is sokat és folyamatosan kell dolgozniuk rajta.
Kis lépések politikája
A Cisco igazgatója szerint a járvány ráirányította ugyan a figyelmet a digitális átállás jelentőségére, végrehajtását azonban megnehezítette azzal, hogy a dolgozók nem tudnak összejönni a klasszikus brainstormingokra. Guichelaar szerint semmihez sem hasonlítható az az atmoszféra, ha húsz tehetséges ember összejön egy szobában, és szabadjára engedi a fantáziáját. A távkonferenciákon hiába ülnek oda egyszerre akár negyvenen is a számítógépük elé, a virtuális térben nem tud létrejönni ugyanez a fajta szellemi pezsgés, sőt ez a tömeg inkább bénítóan hat a résztvevőkre.
Guichelaar ezért kisebb csoportokban távkonferenciázik, és olyan oldott légkör kialakítására törekszik, amelyben a résztvevők agya könnyebben el tud szabadulni. Használ még egy fontos motivációs eszközt: a munkatársak nem közvetlenül a munkakörükhöz kapcsolódó projektekbe is bekapcsolódhatnak, ami nem csak személyes karrierépítésüket segíti, de a cégnek is hasznot hoz.
Ezek a szinergiák megerősítik a csapaton belüli kötelékeket. Ugyanakkor egy reziliens rendszerben a munkatársak vezetőjükben is bíznak. Ennek pedig az a titka, hogy a vezető figyeljen munkatársaira, és reagáljon a panaszaikra.
Szigorú időbeosztás
A DHL-nél kulcskérdés, hogy a dolgozók elégedettek legyenek munkájukkal, állítja a multinacionális cég egyik igazgatója, Sally Miller. Ennek érdekében a DHL minden évben részletes felmérést végez a munkatársak körében, melynek eredményét a vezetők kiértékelik, és akcióterveket dolgoznak ki a problémák megoldására. Miller szerint rengeteg időt szánnak a visszajelzések feldolgozására, és tapasztalatuk szerint olykor egészen apró változások is megdöbbentően nagy javulást hoznak a dolgozók közérzetében.
Justin Rodenbostel, a digitális szaktanácsadással foglalkozó SPU alelnöke szintén azt vallja, hogy ebben a mai, viharosan változó világban csak az az IT-szervezet tud magabiztosan szembenézni a nehézségekkel, amelynél a munkatársak jól érzik magukat. Ehhez viszont elengedhetetlen a jól működő napi rutin: a home office-ban erről sokan megfeledkeznek, ezért a vezető dolga, hogy segítsen a kialakításában, mert így a kiégések is könnyebben elkerülhetők.
A kiégés veszélye persze az IT-vezetőket is fenyegeti, ezért időnként nekik is muszáj kiszabadulniuk a mókuskerékből. Van, aki minden nap kijelöl magának olyan időszakokat, amikor nem ellenőrizi az e-mailjeit, mások online tanfolyamok elvégzésével bővítik szakmai kompetenciáikat. Lényeg, hogy a vezetők és beosztottjaik jó egészségben, mentálisan is megerősödve kerüljenek ki ebből a válságos időszakból. Mert valóban egy hajóban evezünk.