A kapitalizmus egyik nagy igazsága: az üzlet mindig növekedésre törekszik, a kis üzletek közepesek, a közepesek nagyon akarnak lenni. A növekedés a legtöbbször a gondok növekedését is jelenti, és s ezek a gondok gyakorta az informatikai területén a legjelentősebbek.
Mindannyian hallottunk horror történeteket olyan cégekről, ahol az összeomlás hátterében a nem megfelelő informatikai támogatás állt. Ez olyan, mint a gyerek, amelyiknek mindig új ruha kell. A sikeres vállalkozás is nagy valószínűséggel egyszer ki fogja nőni az informatikai rendszerét, és ugyanúgy, ahogy a kezdő szülők, a kis és középvállalkozások is ellesik a nagyoktól a megfelelő lépéseket.
Minek nekünk az informatika?
Gondolkozzunk stratégiai lépésekben. Ne az alapján döntsünk, hogy most éppen mire van szükségünk, hanem az lebegjen a szemünk előtt, hogy hova akarunk eljutni 6 éven belül. „Hamarabb lesz szükség az informatikai változtatásokra, mint azt gondolnánk." -figyelmeztet John Baschab, a Technisource elnöke. Fogadjuk meg ezeket a tanácsokat, és akkor sosem kell olyan informatikai részleggel szenvednünk, amely csak hátráltatja a munkánkat.
Kalkulálja bele a költségvetésbe!
A szorult helyzetben levő kezdő cégek esetében ez elég nehéz lehet, de mégis nagyon lényeges. Muszáj egy bizonyos keretet biztosítani az informatikai szükségletekre is. „A kis vállalkozások gyakran nem tudják, hogy hogyan kalkulálják az IT költségeket", mondja Dave Brewer a BC Networks elnöke. „Egy vállalkozás esetében évente és alkalmazottanként 10-12ezer dolláros - magyarra fordítva akár 2 millió forintos - IT költséggel kell kalkulálni. Egy kisebb cég esetében ennek a tized részét is nehéz lehet félretenni."
Brewer szerint a kisvállalkozások így sem szánnak eleget szupportra vagy képzésre. Ennek legtöbbször az a vége, hogy a dolgozók nincsenek tisztában a legújabb softwarekkel, és így nem tudnak hatékonyan dolgozni. Brewer úgy gondolja, hogy a dolgozók fizetésének legalább 10-15%-át informatikai fejlesztésekre kellene fordítani.
Figyeljünk arra is, hogy hogyan dolgozik a pénzünk. Ne csak pumpáljuk a pénzt a vállalkozásba, hanem készítsünk egy üzleti modellt, amiből tisztán látható, hogy hol tartunk, ahhoz képest, ahova el szeretnénk jutni, tanácsolja Dan Hoover a Ciber Inc. vezérigazgatója.
A nagyobb vállalatok könnyen nyomon tudják követni, hogy mennyire térül meg az IT-be fektetett pénz, mindez egy kisebb vállalat esetében egy szerényebb költség analízissel is megoldható. Ahhoz, hogy egy-egy kis vállalkozás ezt megtehesse, először meg kell határozniuk a költségeket (software, hardware, külső és belső erőforrások, kommunikációs költségek, hely, stb.). Ezután határozható meg a várható hozam, azaz azok a különböző pénzügyi előnyök, amiket a befektetés által nyerhetünk (csökkenő költség, megnövekedett produktivitás, stb.). Ha a költségek megtérülhetnek már az első évben, érdemes komolyan fontolóra venni a befektetést. Ha ehhez több mint egy év szükséges, a költségek, akkor érdemes új lehetőségek után nézni." mondja Hoover.
IT jövőterv
Ha nincs megfelelő pénzügyi tervünk, akkor semmit nem ér az IT befektetés. Itt nem csak arról van szó, hogy költjük a pénzt, mondja Brewer, hanem pontos és megfontolt beruházásról.
„A kisvállalkozások gyakran csak tűzoltást végeznek, amikor IT - beruházásra szánják magukat. Ez ma már ódivatú hozzáállás." - állítja Kevin Karcher az Elelctronic Data System Corp alelnöke. A problémát az jelenti, hogy ezek a cégek hajlamosak mindenféle terméket összevásárolni, így egy csomó össze nem illő dolgot halmoznak fel, amiket nehéz kezelni, összehangolni és működtetni. „Ez nem stratégiai gondolkodás".
A másik veszélyforrás, amikor a kis cégek nem csupán összekuszált rendszert, hanem egy olcsó elemekből álló összekuszált rendszert építenek ki. Amikor ad hoc módon hozunk döntéseket, legtöbbször azt vesszük meg, amire éppen szükségünk van, és éppen akciós a legközelebbi üzletben. Az így összeeszkábált rendszer kevésbé ellenálló, kevéssé konzisztens, és biztos, hogy nem lesz elegendő egy növekvő üzlethez. Karcher szerint a nagy cégek attól nagyok, hogy nem mennek bele ilyen átlátszó üzletekbe, időt és energiát fektetnek az integrációba, így lehetőségük nyílik megismerni a legjobb lehetőségeket. Az integráció kulcsfontosságú, ezzel egy kis cég is olyan lehetőségekhez juthat, amellyel jobb minőséget, standardizálást és állandóságot érhet el.
Tegyük az informatikát a management részévé
Az informatika nemcsak arról szól, hogy milyen eszközeink vannak. „A tulajdonosnak muszáj a management részeként gondolnia az informatikára. Hoover szerint az informatikának is részt kell vennie a célok meghatározásában. Ha az informatikusaink és a rendszergazdáink is tisztában vannak az üzleti célokkal, akkor ők is hatékonyabban tudnak számolni a költségekkel és a szükségletekkel. Még technológiai megoldásokat is javasolhatnak egy-egy üzleti cél eléréséhez.
Szerencsés ha IT beszerzésekkel az informatikai vezető foglalkozik ez egyben azt is jelenti, hogy a cégen kívüli kapcsolatok fenntartását is ő végzi, ami mindenképpen manager szintű feladatkör. Karcher szerint „ha még nincs informatikusod, aki kommunikálni tud a csapatoddal és a döntéshozóddal, szerezz be egyet". Nyilván nem mindegyik kis cég tud megengedni magának egy profi IT team-et, ezért érdemes minél jobban átgondolni, hogy mikor van rá a legnagyobb szükség. Egy jó IT csapat akár a költségek 20%-t is megtakaríthatja a vállalkozásunknak. Szóval, ha utána számolunk tényleg megéri IT-re költeni.
Figyeljünk az alapvető dolgokra is
Maslow szükségletek hierarchiájáról szóló elméletét az informatikában is alkalmazhatjuk, mondja Baschab. A piramis alján a fiziológiai szükségletek állnak, technológiai nyelvre lefordítva ez az operáció és az infrastruktúra, a backup, biztonság, katasztrófa helyreállítás, az internet kapcsolat megbízhatósága, és az e-mailezés, ha ezek valamelyike vagy nem megfelelően működik, az nagyon súlyos károkat okozhat.
Még ha kicsi is a cégünk, a szükségleteink ugyanolyanok, mint a nagyoknak. „A tűzfal minden esetben biztonságos kell, hogy legyen. Lehet, hogy egy nagy cégben hálózati eszközök százai működnek, nálad pedig csak kettő, de a fontosságuk mindkét esetben megegyezik"- állítja Bachab.
Karcher a biztonságot és az adatvédelmet, mint legalapvetőbb tényezőt említi. Lehet, hogy egy nagyvállalatnak több veszteni valója van, de a kis vállalatnak is tisztában kell lennie veszélyekkel.
A nagyvállalatok mindig arra törekednek, hogy a problémamentes üzletmenethez szükséges informatikai háttér mindig megbízható legyen. Mindenesetre, jobb, ha tisztában vagyunk azzal, hogy az üzlet szempontjából mi kulcsfontosságú, és mi nem. Például egy marketing kommunikációs cég esetében fontos, hogy az informatikai eszközök, amiket reklámtervezésre használnak, a cég tulajdonában álljanak, de a számlázást és a könyvelést kiadhatják egy külső cégnek. A tervezés lényeges hatáskör, de a számlázást más is elvégezheti.
Azzal is tisztában kell lennünk, hogy mire ne pazaroljuk a saját időnket és energiánkat. Az ügyfélszolgálat, szerverellenőrzés, katasztrófa helyreállítás, és hasonló tevékenységeket kiadhatjuk más cégeknek. „Ez olyan, mint a vízvezeték szerelés.", mondja Karcher, senkinek nincs házi vízvezeték szerelője, csak akkor hívjuk ezeket a szakembereket, amikor szükség van rájuk".
Óvatosan válasszunk kereskedőt
"A nagy IT vállalkozások már megtanulták, hogy a megfelelő ellátók, hardware, software és szolgáltatók kiválasztása kulcsfontosságú" mondja Hoover, fontos, hogy ezeket a kapcsolatokat állandóan ápoljuk." Figyeljünk oda, hogy az aktuális ellátónk még mindig megfelel-e az elvárásainknak. Ahogy nagyon kicsiből kicsire, majd kicsiből közepes vállalkozássá növünk, tisztában kell lennünk az új ellátók iránti szükségleteinkkel, mondja Brewer. „Kényelmesebbnek találjuk a velünk egy súlycsoportban lévő vállalatokkal folytatott munkát, és gyakran úgy nőjük ki a saját ellátónkat, hogy észre sem vesszük". Amikor ez megtörténik, akkor a profit vesztést kockáztatjuk, muszáj mindig arra törekedni, hogy legyen egy kis súlycsoportbeli különbség az ellátóink, és közöttünk.
Hoover továbbá azt mondja, „nagy a választék, keressünk olyat, amelyik éppen egy kicsit nagyobb nálunk. Továbbá, tartsuk szem előtt az elvárásainkat, ne feltételezzük, hogy az ellátónk rögtön megérti a szükségleteinket. Karcher szerint a vásárlók hajlamosak titkolni - illetve nem pontosan definiálni - az igazi elvárásaikat, szerinte ez hiba. Azt tanácsolja nekünk, hogy legyünk nyitottak és egyértelműek. Lehet, hogy a végén többet fogunk költeni, de jobb megoldást és kevesebb kockázatot nyerhetünk. A legjobb kapcsolatok mindig oda-vissza is működnek.
Állandóan tanuljunk
És végül, ne hanyagoljuk el a tréninget sem. Mindig próbáljuk meg kideríteni, hogy a hasonló tevékenységű cégek hol járnak, mivel foglalkoznak, mondja Hoover. A nagyvállalatok is gyakran találkoznak nem-versenytárs kollégákkal, így belelátnak és tanulhatnak egymás működéséből. IT csoportok, és ipari szervezetek is szolgálhatnak hasznos információkkal. Hoover az internetet is ajánlja:" Nem úgy, mint régen, ma már elegendő információhoz lehet hozzájutni online is, ugyanannyit tudhatunk, mint a nagyfiúk.
Ha mindez túl sok így egyszerre, főleg ha éppen a cég növelésének kellős közepén vagyunk, ne felejtsük el, hogy nem kell mindent egyszerre csinálni. Figyeljünk az alapokra:gondolkozzunk stratégiai lépésekben, és próbáljunk mindig legalább egy lépéssel előrébb járni, mint ahol a technológiánk jelenleg tart. És azokon a napokon, amikor igazán kicsinek érezzük magunkat, gondoljunk arra, hogy van egy nagy előnyünk a nagyokkal szemben. Ahogy Hoover mondja: a nagyvállalatoknak sincs mindenre meg a megfelelő válaszuk, ők is minden nap hibáznak. A kis és közép vállalatokban kevesebb manageri szint van, így a felsőbb szintek jobban átláthatják a többi szint működését, sőt egyszerre láthatják egységként az egész cég működését, és ennek megfelelően hozhatnak döntéseket. Gyorsabban és ügyesebben állhatnák át új technológiákra.
