A magyar alapítású start-up cég, a Talk-A-Bot kidolgozta a vállalati bérjegyzék és valamennyi, az egyes munkavállalók számára készült céges titkosított dokumentum GDPR kompatibilis módon való elküldését. Az innováció a Covid-19 járványban kiemelt figyelmet kapó munkaügyi digitalizáció egyik problémájára nyújt megoldást. A két végpont közötti titkosított, magasfokú információbiztonsági védelemmel ellátott Viberen, vagy más keretrendszeren működő Cheq platform külső szereplő számára hozzáférhetetlenül képes elküldeni valamennyi vállalati dokumentumot, amelyet a bankoknál megszokott két faktoros belépéssel az alkalmazottak kényelmesen és gyorsan meg tudnak nézni.
A koronavírus járvány egyik hatásaként vállalatirányítási szempontból felértékelődött a munkaügyi, illetve a teljes HR tevékenység digitalizációja. Az első hazai chatbot ügynökségként a Talk-A-Bot e kihívásnak megfelelve dolgozta ki a munkaügyi dokumentumok gyors és biztonságos kézbesítésének módját. Az alkalmazottak okostelefonján futó, a munkáltató által menedzselhető Cheq nevű belső kommunikációs platform nem csupán általános céges üzenetet, de mostantól titkosított, az egyéneknek szóló dokumentumok kiküldésének problémáját is leveszi a munkaügyi vezetők válláról.
"Nem elég, hogy legtöbb esetben erősen munkaintenzív adminisztrációnak számít a bérjegyzékek kiküldése, ráadásul rendszeresen ismétlődő feladata is a vállalati munkaügyinek. Erre a problémára dolgoztuk ki a titkosított céges dokumentumok kiküldésének technológiáját, mellyen időt és energiát spórolhatnak a munkáltatók" - mondta Deliága Ákos, az Talk-A-Bot ügyvezető igazgatója.
Titkosított, egyéni munkavállalónak szóló dokumentumnak számít például a havi bérjegyzék, az éves jövedelemigazolás (M30-as dokumentum), a béremelésről szóló tájékoztató, a személyes bónusz, a prémium értesítő levél, egyéni munkáltatói igazolás stb. Ezeket a dokumentumokat sok helyen ma is papíron, fizikai kontaktusok útján kapják meg borítékban az alkalmazottak.
"A bérpapírok elkészítése és azok eljuttatása több szempontból is nyűg, egyrészt a nyomtatás és a borítékolás költségekkel jár, másrészt egy nagy gyár vagy termelőüzem esetében, ahol több fizikai lokációban folyik a tevékenység, több részegység és csapat van, ott logisztikailag is el kell juttatni a végső címzettnek, azaz magának a dolgozóknak a papírokat. Azaz nemcsak a HR osztálytól vesz el rendszeresen időt, hanem a brigádvezetőktől és közvetlen feletteseiktől is, akiknek ezeket össze kell szedni és személyesen át kell adni. Emellett a fehérgalléros munkavállalók esetében is megkönnyíti a folyamatokat, hiszen a hibrid vagy tartósan távmunkában dolgozók számára is el kell juttatni a bérjegyzéket, amelyhez ez esetben elég egy gombnyomás, és máris megkapja a kimutatást titkosított pdf formátumban" - foglalta össze a megoldás lényegét Tóth István kommunikációs vezető a Computerworld.hu számára.
A Talk-A-Bot vállalati belső kommunikációjára kifejlesztett Cheq eszköz papírmentesen, kontaktmentesen, gyorsan, és az érvényben lévő GDPR előírásoknak is megfelelve juttatja el a dokumentumokat az alkalmazottak számára. A Cheq a jól ismert, magas titkosítású Viber platform mellett a Microsoft Teams keretrendszeren, vagy vállalati igény esetén a Cheq saját applikációján tud működni.
A munkaügyi dokumentumok kiküldésének új módszere leginkább a jelentős számú fizikai dolgozót foglalkoztató cégek számára jelenthet előnyt, ahol jelenleg is csak alacsony mértékben digitalizálták a kommunikációs folyamatokat. A koronavírussal kapcsolatos fertőzési kockázat elkerülése ezen cégek munkaügyi osztályát erős nyomás alá helyezte a szükséges új módszerek kidolgozása érdekében.
