Az elmúlt évtizedekben kb. – a 2000-es évtized második harmadának végéig – az informatikát és a vele egyre jobban összefonódó kommunikációt (vagyis az IKT-t) a gyors fejlődés jellemezte, melynek része volt egy, jelentős részben mennyiségi növekedés, felhalmozódás is. Ez a mennyiségi növekedés kb. a fenti időpontra olyan problémákhoz vezetett, mint rendkívüli komplexitás, inhomogenitás, folyamatosan „csúcsra járatott”, ugyanakkor gyakran alulmotivált személyzet, munkatársak, jelentős mennyiségű (néhol folyamatos) „tűzoltás”, magas költségek, alacsony hatékonyság, részleges megelégedettség a vállalat, intézmény szakterületei, a folyamatgazdák, illetve a menedzsment részéről.
Minőségi változásokra volt szükség, amelyeket a gazdasági környezet, körülmények kikényszerítettek, a tudomány és a technológia, az eszközök, módszerek, az IKT-piac fejlődése pedig nagyban elősegített, lehetővé tett. Csak néhány ezek közül: konszolidáció, virtualizáció, szolgáltatás-orientáció (ITIL, ISO 20000), CoBIT, a projektmenedzsment, költség/haszon-elemzések, a tervezés (ezen belül nemcsak a rövid távú, de a hosszabb távú vagy más néven stratégiai tervezés is) és kontrolling, a legkorszerűbb HRM és szervezetfejlesztési módszerek elterjedése az IKT területén, a kiszervezési szolgáltatások, piac bővülése is és így tovább.
A hazai nagy szervezetek többsége mára már alkalmazza ezeket az eszközöket, módszereket, lehetőségeket, így sikerült a legalapvetőbb problémákon túljutniuk, csökkent a komplexitás, nőtt az áttekinthetőség, irányíthatóság, javult a hatékonyság és általában a megelégedettség is.
Az informatika jelene
A vállalatok, intézmények többsége ma abban a furcsa helyzetben van az informatikát tekintve, hogy egyrészt
• annak szerepe, súlya egyre nagyobb a szervezeten belül, egész működésük egyre jobban ráépül informatikai (illetve infokommunikációs – IKT – rendszereikre, eszközeikre, a core-tevékenységek is egyre jobban összefonódnak az IKT-val, s jelentős mértékben befolyásolhatják mind az egyes tevékenységek, folyamatok, a szervezet működése hatékonyságát, mind pedig (előbbi révén és más tekintetben is) a versenyképességet, másrészt
• egyre fontosabb követelmény magával az informatikával szemben is a minél hatékonyabb működés, a költséghatékonyság, vagyis
• egyszerre kell tudni biztosítani az egyre több, egyre jobb, innovatívabb IKT-szolgáltatást az adott szervezeten belülre és kívülre is (ügyfelek, beszállítók, partnerek, egyéb) és növelni a hatékonyságot, csökkenteni a költségeket
Ez a furcsa helyzet jelenti ma a legfőbb kihívást az egyes szervezetek vezetése és informatikai vezetése számára.
Két fontos tényező van, amelyek figyelembevétele feltétlenül szükséges ahhoz, hogy a vállalatok, intézmények, illetve azok informatikai vezetése meg tudjon felelni ennek a kettős követelménynek:
• azt kell fejleszteni és úgy kell üzemeltetni, amit és ahogy arra a vállalatnak vagy intézménynek szüksége van céljai eléréséhez, értve ez alatt a hosszabb távú (más szóval stratégiai) célokat is, hogy elő tudja segíteni a hatékony működést és a versenyképességet
• folyamatosan keresni, mérlegelni és hasznosítani kell azokat a lehetőségeket, amelyek révén maga az informatika, annak működése esetleg még hatékonyabbá tehető
Ezt úgy is megfogalmazhatjuk, hogy biztosítani kell, hogy az adott szervezet IKT-erőforrásainak felhasználása nemcsak rövidebb, de hosszabb távon is a vállalat vagy intézmény céljai elérése érdekében és minél hatékonyabban történhessen.
Ehhez szükséges, hogy az IKT erőforrásai fejlesztésének, felhasználásának tervezése hosszabb távon is megtörténjék, hogy az IKT hosszabb távú céljai is a vállalati, intézményi hosszabb távú célokból kerüljenek levezetésre, és ennek alapján készüljön hosszabb távú és végrehajtható, kontrollálható (mérhető) IKT-terv, amely a szervezeti célokból levezetett, azok alapján megtervezett IKT-célokra épül, azok elérését, megvalósítását célozza.
Ez a hosszabb távú (többéves) terv az informatikai (illetve IKT) stratégia.
A stratégia
A stratégia nem más, mint egy hosszabb távú terv.
Azért kapta a harcászatból átvett stratégia kifejezést, mert hosszabb távon kevesebb a pontos információ, több a feltételezés, a prognózis stb. – vagyis nagyon hasonló a helyzet, mint amikor a hadvezérek igyekeznek minél többet megtudni a környezetről, egymás erejéről, terveiről, illetve számos esetben feltételezésekkel élnek.
Ahogy azután az idő halad előre, egyre csökken a bizonytalanság, egyre több lesz a konkrét információ – egyre részletesebben, pontosabban kerülnek megtervezésre a stratégiai program elemei, az egyes projektek.
A vállalatok, intézmények számára ma már nem elég csak rövid távon (éves szinten) tervezni, ahhoz, hogy hosszabb távon is eredményesen tudjanak működni és fenn tudjanak maradni, hosszabb távú (többéves) előregondolkodásra, tervekre, vagyis stratégiára is szükség van.
A vállalatok, intézmények stratégiája három fő részből áll:
• szervezeti szint
• ágazati szint
• funkcionális szint
Az informatikai stratégia (a pénzügyi, a humán erőforrás és további stratégiák mellett) a vállalatok, intézmények egyik funkcionális stratégiája.
A stratégiával kapcsolatban két fő feladatot kell megfelelően elvégeznünk:
• a stratégia tervezése
• a stratégia megvalósítása, vagyis az annak alapján történő működés, más szóval stratégiai menedzsment
Az informatikai stratégia
Informatikai stratégiára, vagyis hosszabb távú, többéves informatikai tervre több okból is szükség van:
• a vállalatok, intézmények sem tudnak ma már (erre először az Egyesült Államokban ébredtek rá egyértelműen az 1980-as évek elején,) hatékonyan és eredményesen működni kizárólag rövid távú tervek alapján (növekvő piaci verseny, jelentős beruházási igény, költségek, hosszabb megtérülés stb.)
• az informatikai beruházások jelentős részének megtérülése többéves, s többéves a rendszerek, eszközök élettartama is, amit ki kell tudnunk használni
• így az informatikai tervezés során meghozatalra kerülő döntések is több évre szólnak – ennek tudatában is kell azokat meghozni
Az informatikai stratégia (tervezés, menedzsment) célja annak biztosítása, hogy a vállalat vagy intézmény informatikai erőforrásainak felhasználása hosszabb távon (több évre előre tekintve) is a szervezet céljai érdekében történjen meg, azok elérését segítse elő, szolgálja, minél hatékonyabban.
Ezt pedig úgy érjük el, hogy
• az informatikai stratégiai célokat a szervezet stratégiai céljaiból vezetjük le, ezek alapján
• megtervezzük azt a jövőbeni informatikai helyzetet, víziót, jövőképet, amely majd képes lesz kiszolgálni a vállalatot, intézményt a jövőben, majd
• megtervezzük mindazon feladatokat is (vagyis a stratégiai programot), amelyek végrehajtása szükséges ahhoz, hogy a jelenlegi állapotból (informatikai jelenkép) eljussunk a jövőbeni, a vízióban vázolt, óhajtott állapotba, és meghatározzuk azt, hogyan mérjük, ellenőrizzük és értékeljük majd ezen feladatok és rajtuk keresztül a stratégiai célok megvalósulását
Mitől lehet jó az informatika stratégiánk?
Informatikai stratégiánk kell, hogy tartalmazza az alábbi, főbb fejezeteket.
Vezetői összefoglaló
A felsővezetés, pontosabban azon szerv (jellemzően Igazgatóság) részére készül, amely dönt a stratégiai tervjavaslat elfogadásáról, és nyomon követi, ellenőrzi a végrehajtást.
Táblázatos és szöveges formában összefoglalja
• a felmérés, elemzés főbb, a felsővezetői szintet érintő, érdeklő megállapításait (a szervezet stratégiai céljai, informatikai jelenképe főbb jellemzői, az ITK szakmai és piacfejlődése, annak trendjei),
• az IKT-stratégiai célokat, azok kapcsolódását az üzleti stratégiai célokhoz, a jövőképhez, illetve
• a jelenkép és a jövőkép közötti gap-et, valamint
• a stratégiai programot, beleértve annak főbb feladatait, azok prioritásait, nagyvonalú ütemezését és becsült költségeit
A felsővezetés számára célszerű az IKT-stratégiai célokat és az azok mérésére szolgáló KPI-ket BSC (Balanced Score Card) mátrixban is összefoglalni és ebben a fejezetben bemutatni.
A vezetői összefoglaló végén ki kell emelni azt a pontot vagy pontokat, amelyben (amelyekben) vezetői döntést kérünk, és azt is, hogy mi milyen döntést javasolunk/kérünk, például:
„Kérjük az Igazgatóságtól a fentiekben bemutatott középtávú (2014– 2016) IKT-stratégiai javaslat, a feladatok, az ütemezés és a költségek, erőforrásigény elfogadását, a megvalósítás felelősének kijelölését, feladatai és hatáskörei megjelölését és a stratégia végrehajtásának első számú felsővezetői utasításban történő elrendelését, amely utasítás kitér a végrehajtás ellenőrzésére is.”
Természetesen mellékelni kell a javasolt utasítás tervezetét is (valamint esetleg a stratégiát elfogadó határozat tervezetét is).
Arra is javaslatot kell tenni, hogy milyen motiváció kerüljön hozzárendelésre a stratégiához az egyes érintettek vonatkozásában, annak sikeres megvalósítása érdekében.
Az IKT-stratégiát azon a nyelven kell elkészíteni, ami az adott szervezeten belüli kommunikáció elsődleges nyelve.
Nemzetközi szervezet esetén (illetve más indokolt esetben) a vezetői összefoglalót a megfelelő idegen nyelven is célszerű elkészíteni.
Ugyancsak szükséges a vezetői összefoglalóról vezetői prezentációt is készíteni (indokolt esetben több nyelven is).
Informatikai stratégiai jelenkép
Megfelelően megtervezett és végrehajtott felmérés eredményeként jöhet létre.
Táblázatos és szöveges formában összefoglalja a felmérés megállapításait, kiemelten a szervezeti stratégiai célokat, stratégiát, az informatikai jelenképet és az IKT szakma és a piac fejlődése, annak trendjei által kínált lehetőségeket.
A jelenkép térjen ki valamennyi fontos területre, úgymint
• informatikai irányítás
• szolgáltatások
• alkalmazások
• infrastruktúra
• üzemeltetés
• biztonság
• humán erőforrások, kompetenciák
• egyéb
A terjedelmesebb forrásanyagokat, dokumentumokat a mellékletben kell elhelyezni.
Informatikai stratégiai jövőkép, vízió
A szervezet stratégiai céljai alapján bemutatja az abból levezett IKT-stratégiai célokat. beleértve természetesen a szervezeti és az informatikai célok kapcsolódását is.
Bemutatja továbbá az IKT-stratégiai víziót, az IKT-jelenképpel azonos szerkezetben és részletezettséggel.
A vízió (jövőkép) az a jövőbeni állapot, ahová az adott szervezetnek az informatika terén el kell jutnia a megadott időpontig ahhoz, hogy megfelelően tudja támogatni, elősegíteni a vállalat vagy intézmény hosszabb távú céljainak elérését.
Informatikai stratégiai program
Az IKT-vízió és a jelenkép eltérései (gap) alapján meghatározzuk azokat a feladatokat (akciók, projektek), amelyeket a jövőképben foglaltak elérése érdekében végre kell hajtanunk.
Bemutatjuk, hogy az egyes feladatok, projektek milyen célok érdekében kell, hogy végrehajtásra kerüljenek.
Bemutatjuk az egyes feladatokat, az azoktól elvárt eredményt, előnyöket, a prioritást, az ütemezést, a felelőst, a közreműködőket, a feladat (a megvalósítás, illetve annak elmaradása) kockázatait, a költségbecslést, s meghatározzuk azokat a kritériumokat (KPI-kat), amelyek alapján a feladat megvalósulása mérhető, értékelhető.
IKT-stratégia készítése általában középtávra javasolt. A középtávú stratégiai programon belül megkülönböztetünk rövid távú (általában 1 éven belül) megvalósítandó és középtávú feladatokat.
A középtávú feladatok az idő előrehaladásával válnak egyre konkrétabbá, majd az éves tervekbe bekerülve valósulnak meg.
Az informatikai stratégia finanszírozási terve
Az, hogy az informatikai stratégiának elfogadhatónak, megvalósíthatónak kell lennie, természetesen azt is jelenti, hogy biztosíthatónak kell lenni a megvalósításhoz szükséges pénzügyi forrásoknak is.
Az informatikai stratégiai tervezés végére tudjuk azt a (részben konkrét, részben jól becsült) összeget, amelyre a stratégia megvalósításához szükségünk lesz, és tudjuk ennek (pontosabb, illetve nagyvonalú) ütemezését is.
A stratégia finanszírozása történhet saját forrásból és/vagy ún. kölcsönvett forrásból.
A nagyobb vállalatok jellemzően saját forrásból (eredmény, tőkeemelés stb.) finanszírozzák az informatikai stratégiai programjuk megvalósítását, vagyis az informatikai fejlesztési feladataikat. A kkv-k jellemzően nem rendelkeznek ehhez megfelelő saját forrással, így náluk a pályázati forrás a jellemző, amelynek elnyeréséhez (erre sikeres pályázat esetén kerülhet sor) bizonyos mértékű saját forrásra is szükség van (pályázati önrész). A pályázati források jellemzően nem visszatérítendő támogatások. A pályázatok többsége utófinanszírozást valósít meg és nem minden esetben vehető igénybe előleg sem, így ezek a kkv-k részéről gyakran előfinanszírozást is igényelhetnek.
Intézmények esetében a stratégia forrása jellemzően a fenntartó által rendelkezésre bocsátott költségvetés vagy szintén a pályázati forrás (illetve a kettő kombinációja).
Az informatikai stratégia megvalósításának feladatai és kockázatai
Összefoglaljuk a stratégiai javaslat jóváhagyásának, a jóváhagyott stratégia végrehajtása irányításának, illetve a végrehajtás kontrolljának, a stratégia rendszeres, időszaki (illetve eseményvezérelt) felülvizsgálatának, aktualizálásának feladatait, valamint az adott időpontban már felismerhető kockázatokat és azok kezelésének javasolt módját is.
Módszertani háttér
Fontos sikertényező a stratégiai tervezés és menedzsment során a megfelelő módszertani háttér ismerete és alkalmazása, használata, illetve az ennek során szerzett tapasztalat.
A stratégiai felmérés során a szükséges információk megszerzésének leggyakrabban alkalmazott módszerei a különböző releváns dokumentumok feldolgozása, az egyéni/csoportos interjúk, esetlegesen a kérdőíves felmérés. Tarthatunk workshopokat, alkalmazhatunk brainstorming-módszert pl. a stratégiai tervezés vagy felülvizsgálat során.
Az informatikai stratégiai elemzés, tervezés és menedzsment során a legtöbb módszertan, módszer, technika használható, amelyeket a vállalati, intézményi stratégiai elemzés, tervezés és menedzsment során alkalmazhatunk. Ezek lehetnek pl. GAP elemzés, portfólió-elemzés, stakeholder analysis, mutatószámok, BSC ((Balanced Score Card), best practice elemzés, benchmarkok, PEST (STEP) elemzés (Political, Economic, Social, Technology Environment), problémafa-célfa, logikai keretmátrix, kockázati mátrix, SWOT elemzés, egyéb.
Ezeket nevezhetjük vezetéstudományi módszereknek.
Használhatunk ugyanakkor természetesen informatikai elemzési, tervezési módszereket is, mint pl. funkciómátrix, alkalmazástérkép, folyamattérképek, hálózati topográfia stb.
A SMART-követelmény
Mint minden tervnek, a stratégiának is végrehajthatónak, mérhetőnek, kontrollálhatónak kell lennie. A vezetés nemzetközi szakirodalma ennek eldöntésére a SMART-követelményt javasolja. Eszerint minden jó terv
• Specific (specifikus, megfelelően kidolgozott)
• Measurable (mérhető, értékelhető)
• Acceptable (elfogadható az érintettek számára),
• Realistic (reális, megvalósítható)
• Time-based (megadott határidőkre vonatkozó)
kell, hogy legyen.
Összegzés
Jelenleg a stratégiai (vagyis hosszabb távú – többéves) tervezés és menedzsment az egyik olyan tényező, amelynek egye nagyobb a szerepe az informatikában. Egyre inkább kell ugyanis számos olyan döntést meghozniuk a vállalatok, intézmények vezetésének, amely hosszabb távra szól, s amely így ennek megfelelő előkészítést, elemzést igényel. Csak néhány ezek közül: melyik technológiai irányokat kövessem, melyiket ne, mit szervezzek ki, hová, mit tartsak benn, mit tehetek/tegyek ki publikus felhőbe, mit ne, hozzak-e létre privát felhőt, ha igen, hol, hogyan, biztosítsam a szükséges humán erőforrásokat, azok folyamatos fejlesztését, megfelelő motivációját, hogyan, milyen forrásokból finanszírozzam az informatikai fejlesztéseket és így tovább.
Ugyanakkor sajnos még nem minden vállalat és intézmény rendelkezik olyan informatikai stratégiával, amit azután végre is tud hajtani (s nem csak arra jó, hogy "kipipáljuk a feladatot" és így tovább, majd a stratégia megy a fiókba). Ez pedig erősen befolyásolja a hatékonyságot ("cikk-cakkban” történő haladás, gyakori „irányváltás”, elszakadás a vállalat, intézmény hosszabb távú céljaitól, vagy azok ismeretének hiánya stb. miatt).
Szerencsére azonban van ellenpélda is – ha nem is túl sok. (Természetesen megvannak azok a "játékszabályok", követelmények stb., amelyeknek teljesülni kell ahhoz, hogy – ha a felismerés, a szándék, az akarat /vagy épp a kényszer/ is megvan, akkor végrehajtható stratégia szülessen és a végrehajtásra is sor kerüljön.)
